Sa novonastalom situacijom, svu komunikaciju i rad gde god možemo prebacujemo na internet. Online sastanci i webinari (online edukacije/treninzi) postaju nam svakodnevica. Mnogi se sa time susreću prvi put i to ume da izazove frustraciju.
Tri godine sam preko interneta radila za Američki savet za internacionalno obrazovanje. Tokom tog vremena imala sam mnogo online sastanaka i držala nekoliko webinara. Iako sam prilično upoznata sa tehnologijom i volim da isprobavam nove alate, prvi webinar nije prošao baš najbolje. Iz toga sam mnogo naučila. Držati online sastanke, a posebno webinare na kojima prisustvuje veći broj ljudi drugačije je nego kada ste svi u istoj prostoriji.
Nakon tog svog prvog (nesrećnog) webinara istraživala sam kako da naredni bude uspešniji i pitala učesnike šta su njihovi predlozi. Ljudi moraju da imaju osećaj da ih slušate i da ste tu zbog njih, a ne da ste došli da samo ispričate šta ste pripremili. Opšte je poznato da se na treninzima najviše uči upravo deljenjem znanja i iskustva svih učesnika. To treba iskoristiti i u virtuelnom svetu.
U nastavku ću pisati o nekoliko osnovnih i jednostavnih saveta kojih bi se trebalo pridržavati kad držite i planirate webinare ili online sastanke sa većim brojem ljudi.
Online sastanci i webinari – Priprema
Već u samoj pripremi treninga morate da razmišljate drugačije. Ako ste vi zakazali sastanak i pozvali ljude, zvaćemo vas „domaćin“ tog sastanka ili webinara. Nakon što ste izabrali alat (Skype, Zoom – moja preporuka, Microsoft Teams ili neki drugi) preko koga ćete se virutelno sastati, potrebno je da svima pošaljete info kako da se priključe sastanku sa malo detaljnijim informacijama. Možda nisu svi navikli na online sastanke ili ne znaju kako funkcioniše platforma za sastanak koju ste izabrali. Ukoliko ćete ljudima dati neke zadatke, nagovestite im kako da se pripreme. Na primer, da treba da imaju pored sebe papir, olovku ili da koriste svoj mobilni telefon.
Online sastanci i webinari – Pravila
Na početku viruelnog sastanka bi, osim deljenja agende, trebalo da obavestite ljude o načinu funkcionisanja webinara/sastanka i predstavite pravila za produktivniji rad. Često se desi da učesnici ne mogu da budu sami u prostoriji pa se čuje buka u pozadini ili šuštanje. Takođe se dešava da više ljudi krene da govori u isto vreme, a s obzirom na to da se oni međusobno ne vide, teško je znati ko treba da nastavi. Zato je osnovno pravilo kod webinara i velikih sastanaka da je svima osim domaćinu ugašen mikrofon. Možete da uspostavite pravilo da kad god neko želi nešto da kaže na chat-u napiše 1, vi to vidite, prestanete sa pričom i date reč učesniku. Na taj način sve vreme vodite računa da svi dobiju prostora da kažu svoje mišljenje, a opet niko ne govori u isto vreme kad i neko drugi.
Interaktivnost
Kada ste u istoj prostoriji možete da vidite reakcije ljudi – da li se neko smara ili je zainteresovan, da li hvata beleške ili je zaspao, da li želi nešto da kaže pa vi treba da napravite pauzu u pričanju ili ne. Preko interneta ništa od toga ne možete da vidite jasno. Kao osoba koja vodi sastanak ili drži webinar fokusirani ste na ono što treba da kažete ili gledate svoju prezentaciju (monitor). Uvesti interaktivnost je mnogo teže ali je neophodno.
Interkativnost možete postići na više načina. Jednostavan način je da često postavljate pitanja učesnicima, da im tražite da glasaju odgovaranjem u chat-u ili koristeći neki od online alata za to. Možete da prozovete nekog da objasni svoje mišljenje. Mogu, na primer, da napišu 0 ako se ne slažu sa nečim, 1 ako se malo slažu a 5 ako se u potpunosti slažu ili kako god osmislite. Važno je da uključite sve učesnike i često postavljajte pitanja i tražite im povratnu informaciju Na taj način će učesnicima biti zanimljivije a i vi ćete znati da vas svi slušaju i prate.
Zatim, možete prezentaciju napraviti na nekoj interkativnoj platformi. Jedna od odličnih je Mentimeter (istražite je). Možete da deljenjm vašeg ekrana pokazujete prezentaciju, a svi učesnici mogu da je prate na svojim mobilnim telefonima i da u realnom vremenu učestvuju u zadacima, kvizovima, glasanjima.
Možete da dozvolite nekom od učesnika da podeli svoj ekran sa svima ako treba da nešto pokaže/objasni. Ako se daju zadaci učesnicima, to je način na koji mogu da ih pokažu svima.
Budite strpljivi
Imajte na umu da su online sastanci i webinari malo sporiji od onih uživo. Svaki put kada postavite pitanje slobodno sačekajte nekoliko sekundi. Ljudima treba vremena dok nešto napišu na chat-u. Nekome je internet konekcija malo slabija pa mu vaš glas stiže sa zakašenjenjm.
Imajte pomoć kolege
Dobro je da uvek tokom webinara neko iz vašeg tima bude zadužen za sve tehničke stvari i pitanja dok vi objašnjavate i držite trening. Na primer, ako neko ima problem da se pridruži sastanku a vi se bavite time da to rešite, webinar/sastanak može da prilično kasni. Ako neko iz vašeg tima to rešava, vi možete početi i ispoštovati vreme i agendu. Takođe, ukoliko imate mnogo pitanja na chat-u možda nećete moći da u ograničenom vremenu odgovorite svima, ali će vaš kolega to moći da preuzme.
Možda će se desiti da neko tokom sastanka/webinara „ispadne“ iz grupe (prekine mu se internet). Vaš kolega može da pomogne toj osobi da se vrati na webinar/sastanak, a da to vas ne remeti.
Obratite pažnju na to da govorite jasno, razgovetno i da ne brzate. Treba imati na umu da ljudi ne vide vašu gestikulaciju i ne prate vaše lice, pa ako mumlate ili pričate prebrzo rizikujete da vas ljudi ne razumeju.
Evaluacija
Dobro je da na kraju u evaluaciji ubacite i par pitanja o samoj formi sastanka/webinara a ne samo o sadržaju. Na taj način ćete možda dobiti još neke korisne savete kako da sledeće online okupljanje bude još bolje.
Ako imate još korisnih predloga, slobpdno pišite u komentaru. Podelite tekst sa svima kojima mislite da će koristiti 🙂
Srećan (online) rad! 🙂
