Produktivnost: Kako da radimo manje a uradimo više?

Pišem tekst za blog i dođem do dela gde treba da ubacim Instagram post. Da odmah primenim produktivnost, odem na svoj instagram, kad ono neko mi je pisao i još par notifikacija. Pogledam i prebrojim sve lajkove. Onda pravo u inbox, neće mi trebati mnogo vremena da odgovorim, zašto da ljudi čekaju. Da vidimo šta ima na feedu. A, vidi neko je objavio novi stori. Petnaest minuta kasnije…zbog čega sam ono beše ušla na Instagram?

Zvuči poznato?

Tako nam jedna brza i kratka aktivnost uzme 20 minuta, i još 20 dok se u potpunosti vratimo zadatku koji treba da uradimo. Proleti nam dan a mi se pitamo zašto nismo sve stigli da uradimo a sve vreme smo nešto radili?

Gde nam je nestala produktivnost?

Društvene mreže, hiperprodukcija sadržaja, notifikacije, pametni uređaji koji su sa nama, na nama, sa kojima spavamo, koji pište, vibriraju, odvlače nam pažnju promenili su način na koji funkcioniše naš mozak. Značajno su uticali na smanjenje našeg fokusa i koncentracije.

Ja prva uvek posmatram sve sa pozitivne strane. Obožavam tehnologiju i volim da isprobavam nove uređaje, aplikacije, alate. Mnogi od njih su napravljeni da nam pomognu da se bolje organizujemo, da budemo brži i efikasniji i povećamo produktivnost.

Međutim, prevelika količina bilo čega nije zdrava ni dobra…a mi smo polako i nesvesno, prigrlili svu tu tehnologiju, aplikacije i uvrstili ih u naše svakodnevne navike. Dozvolili im da oni upravljaju nama, a ne mi njima i da nam često stvaraju stres.

Da li imate osećaj nelagodnosti ako vam zvoni telefon a vi se, na primer, penjete uz stepenice u zgradi i pune su vam ruke pa ne možete da se javite? Ili vam je stigla poruka a vi ste na sastanku. Priznajte da povremeno gledate taj znak na ekranu i pitate se ko li je i šta pisao?

Shvatila sam ja da više tako ne može jer posla ima sve više a moje pažnje, fokusa, koncentracije i vremena sve manje. Nešto tu mora da se menja.

Naravno, prvi pokušaji moje organizacije i pronalaska produktivnosti bili su potpuni promašaj.

Najpopularnije metode

Prvo sam krenula da primenjujem svima vrlo poznate metode – ako ne stižeš da sve završiš u toku radnog vremena, znači da moraš da radiš prekovremeno. Ako ne stižeš sve za osam sati, stići ćeš za 10, 12, 14. Ako nemaš koncentracije da radiš u kancelariji gde te prekida mnogo ljudi, onda je logičan zaključak da posao moraš da poneseš i završiš kod kuće. Moraš da poraniš i odocniš, manje spavaš i to će biti rešenje.

Kad ono, neće.

Nakon osam ili deset sati u kancelariji, ponešeš posao kući ali fokusa i koncentracije ni na vidiku. Gledam ja onaj kompijuter, gleda on mene i malo toga se desi. I to što se uradi je jako sporo. Tri puta se vraćam da proveravam, nemam inspiracije (baš čudno). A nemam ni vremena za razmišljanje, nove ideje, opuštanje, jer mi je „to do“ lista nikad završena.

Onda se pitam, da li nešto nije u redu sa mnom? Možda ja nisam dovoljno pametna, sposobna, talentovana, produktivnost nije moja jača strana? Ulažem toliko vremena a i dalje mi fali još vremena da bih sve stigla?

Kako da dodam još koji sat u danu?

Shvatila sam da je to potpuno pogrešno pitanje. Ne treba ništa da dodam, već da se zaustavim i da oduzmem. Možda zvuči paradoksalno, ali da biste stigli da uradite više stvari i da biste poboljšali svoju produktivnost, morate da radite manje.

Pogrešna uverenja

Odlučila sam da pročitam što više knjiga o produktivnosti, zdravom životu, pametnijem radu. Mislim da sam negde usput dobila ili predugo slušala uverenja koja su pogrešna i koja ne doprinose mojoj sreći. Možda ste i vi žrtva nekih od ovih uverenja:

• Moraš mnooogo da radiš da bi lepo živeo
• Ako ne stižeš da sve završiš, radi više, spavaj manje
• Sada je vreme da se dokazuješ znači da moraš da budeš uvek dostupna i radiš sve što ti se kaže i što se od tebe očekuje
• Moraš da sa svima budeš u dobrim odnosima i da se svima dopadneš
• Moraš da se pojaviš svuda i budeš prisutna, dostupna, da uvek sve stižeš, uvek izgledaš savršeno, uvek imaš sve informacije

Što kaže ona Ivica i Majica majica: Ništa više ja ne moram, dosta sam se namorala.

Ja shvatila, a Toni Švarc (autor nekoliko knjiga o produktinosti) kaže da je vreme je da svi shvatimo:

Način na koji većina nas radi – ne radi!

Da bih brže učila, promenila sam okruženje, pročitala sam (i dalje čitam) knjige o produktivnosti od kojih mi je omiljena 4 hours workweek, kod nas prevedena kao „Obogati se radeći 4 sata nedeljno“. (možete je kupiti na sajtu sa dodatnih 10% popusta uz kod anabrzakovic) Naravno, ovaj naziv je malo „naduvan“ da bi privukao pažnju. Ne radi Tim Feris 4 sata nedeljno mada bi mogao. Da počnem da odgovaram na pitanje zbog kojeg ste počeli da čitate ovaj tekst:

Kako raditi manje a postići više?

Email – najveći neprijatelj produktivnosti

Postoji mnogo neprijatelja produktivnosti, izvora stresa i ubica vremena, a email je sigurno jedan od najvećih i najgorih.

Ja sam dugo imala vrlo lošu naviku da čim stignem na posao prvo otvorim mejl, kao da je to najvažnija stvar na svetu. Još gore od toga, mejl mi je uvek stajao otvoren i notifikacije bi izlazile svaki put kada stigne nova poruka. Posebno sam „volela“ kolege koje pošalju mejl i bukvalno minut nakon toga zovu telefonom da mi kažu da su poslali mejl i traže da odgovorim. Zvuči poznato i vama, zar ne?

Službeni mejl je naravno bio glavna ikonica i na mom mobilnom telefonu i notifikacije bi stizale uz svaki novi mejl, u bilo koje doba dana ili noći. To je prouzrokovalo dodatni stres i nepostojanje perioda potpunog odmora.

Mnogi pametni ljudi su ove sve probleme rešili odavno. Rešenja ima toliko mnogo da mogu da napišem poseban blog tekst samo na tu temu. Evo mojih par omiljenih predloga:

Proveravajte mejlove dva puta dnevno:

Odredite i markirajte u kalendaru tačno vreme kada ćete proveravati mejlove. Sat vremena pre podne, sat vremena popodne. Da bi se kolege i saradnici navikli na tu promenu, napišite automatski odgovor svima koji vam šalju mejl:

Pozdrav, hvala na poslatom mejlu.

Radi povećanja moje produktivnosti, mejlove proveravam dva puta dnevno, između 10 i 11h ujutru i 15 i 16h popodne, tako da moj odgovor možete da očekujete u tom periodu.

Hvala na razumevanju i podršci da radim bolje i kvalitetnije

Kad odgovarate napišite odgovor na način koji neće zahtevati dodatno dopisivanje.

U odgovor uključite sledeće korake, ceo proces i eventualne opcije (ako se desi A, ako se desi B) i naglasite da nema potrebe da vas dodatno kontaktiraju.

Deinstalirajte službeni mejl sa svog mobilnog telefona

Da, dobro ste pročitali. Meni je ovo napravilo veliku razliku u kvalitetu života. Jasno iskomunicirajte da mejl proveravate samo u određenim intervalima tokom radnog vremena. Sve što se desi nakon toga, može da sačeka novi radni dan. Ako ne može, i ako će firma da propadne zbog toga… onda se postarajte da ste zaista i plaćeni tako kao da će firma propasti ako je par sati bez vas.

Ne idite na sastanak bez agende

Mnogo sastanaka kojima sam prisustvovala nisu imala unapred poslatu i napisanu agendu. Insistirajte i uvek tražite da vam za svaki sastanak pošalju agendu. Po njoj ćete moći da vidite da li sastanak ima smisla ili može da se sve reši telefonskim pozivom ili mejlom.

Sada mi se dešava da dobijem agendu za sastanak, odgovorim na sva pitanja i onda proverim da li i dalje ima potrebe da se sastanemo. Često se desi da nema, tako da za kraće vreme rešim šta je potrebno.

Limitirajte vreme koje provodite baveći se plitkim, jednostavnim zadacima koji oduzimaju vreme

Pitajte šefa – Koji procenat svog radnog vremena vam je ok da koristim za plitke, jednostavne zadatke? To će možda zvučati čudno kada prvi put pitate, ali ljudi nekad nisu svesni koliko malih zadataka neki veći zadatak podrazumeva. Ako nemate asistenta, praktikanta ili nekog da vam pomogne oko jednostavnih zadataka koje oduzimaju vreme a koji mogu da se rade sa pola mozga, onda morate da skrenete pažnju na to.

Kako da odredite šta je plitak (shallow) a šta je dubok (deep work) ili zadatak? Kal Njuport daje jako lepo objašnjenje.

Kad god radite nešto što može da radi pametan apsolvent sa jasnim uputstvom, vi traćite svoje vreme. Vas treba da plaćaju i najveću vrednost donosite kada radite nešto za šta je potrebno angažovati vaše mentalne sposobnosti, nešto što možete da uradite samo vi, sa vašim znanjem, veštinama, iskustvom.

Na primer, ako treba iz excel tabele izvući sve ljudi koji su na pitanje A odgovorili potvrdno i napraviti drugu tabelu ili ako treba na osnovu uputstva napraviti prezentaciju – to je plitak zadatak, to može da uradi pametan apsolvent uz jasno uputstvo. Međutim, ako je potrebno napisati članak koji će biti objavljen u stručnoj publikaciji ili otići na sastanak i pregovarati o jako važnom projektu ili dati feedback za petogodišnju strategiju, za to je potrebna mnogo duža obuka, iskustvo i znanje koje se ne može jasnim instrukcijama brzo preneti.

Zapitajte se: na koji način dajem najveći doprinos? Šta je ono što moram baš ja da uradim jer neko drugi neće moći da lako i brzo nauči? Sve što neko može da nauči brzo uz jasne instrukcije – delegirajte.

Naučite da kažete NE svemu što su plitke, a time consuming aktivnosti.

Obezbedite sebi makar jedan dan digitalne detoksikacije

Kal Njuport kaže da ako se uvek dok nekog čekate u kafiću ili stojite u redu uhvatite za telefon da nešto pogledate, onda je tehnologija već ostavila značajan trag u načinu na koji funkcioniše vaš mozak i tu zavisnost morate da lečite.

Budite ceo dan bez telefona i interneta. Kako kaže onaj citat – u šumi nije bilo (internet) mreže pa smo se povezali mnogo bolje. Naučite da živite bez distrkacija. Mozak nam je toliko obuzet različitim stimulansima da nam je teško da se duži vremenski period koncentrišemo na jedan jedini zadatak koji imamo.

Odvajanje od telefona, naših „prijatelja koji žive u njemu“ i notifikacija biće vrlo nelagodno u početku.

Ovakvi detoks dani ako ih praktikujete bar jednom nedeljno mogu da doprinesu vašem fokusu, koncentraciji i da doprinesu stvaranju novih ideja. Nekad morate da se udaljite od problema da biste pronašli rešenje.

Limitrajte svoje vreme pored ekrana

Kada hoćete da smršate, nije dovoljno da jedan dan ne jedete apsolutno ništa ako ćete jesti nezdravo i previše svih ostalih dana. Isto tako i sa ekranima telefona, kompijutera. Nije dovoljno da imamo jedan dan digitalne detoksikacije ako ćemo svakog drugog dana po ceo dan biti zalepljeni za ekran.

Postoje aplikacije koje mere vreme koje provodite gledajući u ekran svog mobilnog telefona. Instalirajte je i limitirajte vreme na telefonu a i vreme za sve pojedinačne aplikacije. Nakon toga, ta aplikacija se „zaključa“ i ne možete da je otvorite do sutra (naravno da možete da sebi naknadno „dodate“ još vremena ali onda gubimo poentu)

Meditirajte

Siguran način da povećate svoju produktivnost je da vežbate da fokusirano radite duže vreme bez prestanka i bez distrakcija. Fokusiranost, i koncentraciju možete da povećate meditacijom. Pisala sam više o tome u ovom tekstu.

Ograničite vreme koje ćete provesti na poslu i u poslu

Odredite sebi maksinalni limit za prekovremeni rad. Na primer, dozvoljeno mi je da kad je „baš frka“ radim  30 – 60 minuta prekovremeno. Nekon toga moram da završim radni dan i nastavim posao sutra. Odredite sebi i limit koliko to dugo sme da traje. Na primer, dozvoljavam sebi da radim u ograničenom prekovremenom limitu maksimalno dva meseca u kontinuitetu. Nakon toga ću: prvo probati da razgovaram sa šefom i tražim rešenje problema u vidu dodatne osobe, manje zadataka, reorganizacije mojih obaveza i prioriteta itd. Ako ne može na taj način, probaću još neki. Ako vidim da će takva situacija trajati večno, pronaći ću drugi posao.

Naučila sam da posla uvek ima. Mogu da radim ceo dan i imaću šta da radim, učim, pročitam, odgledam, dopišem, sa nekim se vidim, napravim plan za nešto. Posla ima toliko da bih mogla da radim svakog dana po ceo dan i da ne završim sve. Kraja nema. Zato mora da postoji dobra organizacija, prioritizacija i određen broj aktivnosti koji staje u jedan dan. Zato moramo da znamo kada da se zaustavimo i odemo da radimo nešto drugo… ili ništa.

Planirajte kao da radni dan traje 4 a ne 8 sati

Planirajte dan tako da u njega stane 4 sati aktivnog, fokusiranog rada. Drugih četiri sata će se sami napuniti. Tu su pauza, za ručak, za kafu, za odlazak do toaleta, za koleginu priču, telefonski poziv, proveru mejla, rešavanje problema koji se odužio, usputne dogovore, sređivanje stola, fascikli, administracije itd.

Izolujte se i odvojite radno vreme bez distrakcija

Ako radite u open space-u, kakva je većina današnjih kancelarija, morate da se izborite za vreme bez distrakcija. Da biste se bavili nečim što zahteva koncentraciju potrebna je tišina i vreme bez ometanja. Svi veliku umovi da bi razmišljali, stvarali i kreirali visoko kvalitetan i značajan rad koristili su ovu metodu. Bil Gejts priča o svojoj „Think week“ tj nedelji za razmišljanje koju provodi sam u vikendici. Mnogi pisci, umetnici, preduzetnici provode vreme u izolaciji.

Rezervišite malu salu za sastanke, stavite slušalice koje imaju mogućnost da utišaju buku, stavite znak „ne uznemiravaj“ pored vašeg ranog stola, uzmite svoj laptop i idite u kafić, tražite da jedan ili dva dana nedeljno radite od kuće – pronađite način ali izdvojite vreme koje ćete moći da posvetite zadacima koji zahtevaju dublji rad.

Rastite pametno

Tim Feris u svojoj knjizi Obogati se radeći četiri sata nedeljno kaže: Meni nije potrebno da imam najveću firmu na svetu već firmu koja će mi zadati najmanje glavobolja. Još jedna njegova logika je: Bolje je da imam skuplji proizvod i manje kupaca nego jeftiniji proizvod a više kupaca jer onda moram da imam i više obaveza, veći korisnički servis, više troškova. Budite prakticni. Optimizujte.

Mnogo puta se zanesemo pa i kad imam dovoljno i mnogo, mi uvek želimo više. Kad dobijemo to više, mi bismo još. Jedan moj jako dobar prijatelj, preduzetnik, pametno kaže – važno je imati meru, a ne metar. Vi možete rasti neograničeno ali sve će imati svoju cenu. Platićete vremenom, stresom, živcima, neprospavanim noćima. Pronađite vašu meru i optimizujte je maksimalno.

Tim Feris je sav onaj „shallow work“ o kojem priča Kal Njuport prepustio frilenserima iz zemalja gde može da ih jeftinije plati. Neću ulaziti u to koliko je to fer ili nije, takvo je tržište. Našao je firmu koja nudi usluge ličnog asistenta kog plaća značajno manje nego što bi plaćao u Americi. Pri tom, dobija sve usluge koje su mu potrebne na nivou kvaliteta kakav želi. On je vrlo striktno i grubo odredio pravila za mejlove, rešavanje problema. Osmisio je sistem koji može da funkcioniše odlično, zarađuje pare, donosi rezultate i zahteva od njega minimalno angažovanja.

Bacite sve što vam je nepotrebno

Da biste bili produktivniji potrebno je da prestanete da radite mnoge stvari koje radite i da naučite da kažete ne. Da se odreknete nekih stvari, a ne da kupite nove. Jedan od najradikalnijih primera čišćenja radnog i životnog prostora je priča čoveka koji je spavako ceo svoj stan u kutije i tako živeo mesec dana. Sve što mu je tokom tih mesec dana zatrebalo on je izvadio iz kutije i vratio gde treba da stoji. Nakon mesec dana, sve što je ostalo u kutijama je prodao ili dao nekom kome je potrebno.

Verovatno nije potrebno da budete ovoliko radikalni, ali bacite sve što vam ne treba i što ne koristite. Dajte u dobrotvorne svrhe. Očistite svoj prostor. Osećaćete se lepše i lakše.

Čuli ste sigurno priču da Mark Cukerberg ima više komada jedne iste jednostavne majice jer ne želi da razmišlja o tome šta da obuče. Koliko vremena provodimo razmišljajući, planirajući, isprobavajući šta da obučemo za koju priliku? Kada imamo previše opcija, postajemo neodlučni. Pojednostavite sve što možete što više možete.

Provodite vreme u prirodi

Možda se sada pitate kakve priroda ima veze sa produktivnošću? Rađeno je istraživanje gde su dve grupe ljudi dobile da reše kompleksni zadatak. Nakon nekog vremena su ih prekinuli i poslali na dužu pauzu. Jedna grupa je tu pauzu morala da provede u šetnji kroz prirodu, dok je druga grupa bila zatvorena u zgradi. Po povratku, oni koji su bili u prirodi postigli su bolji rezultat. Kako bi proverili da razlog tome nije to što su ljudi u toj grupi pametniji, sledeći put su grupu koja je išla napolje ostavili tokom pauze unutra, a drugu grupu poslali da šeta u šumi. I ovoga puta, grupa koja je bila u prirodi brže je rešila zadatak.

Ako imate mnogo posla, obaveza zadataka, možda vam je logicno je da treba da radite više i nekako pronađete više vremena da sve stignete. Paradoksalno, treba da se više odmarate, više spavate i da napravite pauzu. Fizičku i psihičku pauzu od svih zadataka, obaveza, pa da im se vratite osveženi i da se njima bavite u okruzenju gde nemate ometače i gde možete da im se duboko posvetite. Spavajte dovoljno, šetajte dovoljno. Limitirajte svoje vreme ispred ekrana. Da biste išli brže, morate da usporite.

Koji su vaši saveti za produktivnost?

Podelite ovaj tekst sa prijateljima ako mislite da će njima koristiti da pročitaju. Prijavite se ispod da vam dva puta mesečno šaljem nove tekstove i koristan sadržaj u inbox.